Zasady redagowania maili

Katarzyna Tomczyk
rozwiń więcej
Główne punkty wiadomości powinniśmy pogrubić, żeby odbiorcy łatwo było odnaleźć interesujący go fragment. / inforCMS
Aby treść wiadomości była czytelna należy pamiętać o jednej prostej zasadzie - nikt nie lubi czytać długich maili. Istnieją zatem proste sposoby, które pomogą nam tak zredagować nawet bardzo długą wiadomość, żeby przy jej czytaniu odbiorca się nie zmęczył.

Najważniejsze zasady podczas redagowania tekstu:

1. Tekst powinien być podzielony na akapity:

* powitanie powinno znajdować się w osobnej linijce niż wstęp,
* wstęp powinien być oddzielony od pozostałej części tekstu,
* treść maila powinna być podzielona na akapity.

2. Główne punkty wiadomości powinniśmy pogrubić, żeby odbiorcy łatwo było odnaleźć interesujący go fragment.

3. Długie zdania podzielmy na krótsze, żeby przekazywane przez nas informacje nie były zbyt zawiłe.

Polecamy: Segregowanie informacji w wiadomościach

4. Usuwamy zbędne spójniki oraz wyrazy.

5. Używajmy funkcji punktowania.

Tekst moglibyśmy wysłać w postaci:

Witam. Pragnę poinformować, że od 1 grudnia z telefonów firmy PkIMM&Gopp pracownicy będą mogli korzystać wyłącznie w celach służbowych, a osoby, które nie będą przestrzegać nowych zasad, mogą zostać zwolnione z pracy. W firmie PkIMM&Gopp pracuje 400 osób. Około 80% z nich korzysta z telefonów służbowych. Duża część dzwoni z nich w celach prywatnych. Władze firmy obawiają się, że działania te będą się nadal rozwijać. Z powodu korzystania z telefonów służbowych w celach prywatnych w ciągu ostatniego roku firma poniosła wysokie koszty. Pracownicy w sprawach prywatnych dzwonili najczęściej w godzinach: 8:00-10:00 (ok. 300 rozmów dziennie), 14:00-15:00 (ok. 150 rozmów dziennie), 16:00-18:00 (ok. 200 rozmów dziennie).

Polecamy: Jak adresować wiadomości

Taki tekst jest nieczytelny i męczy wzrok. Wystarczy jednak zastosować się do wyżej wymienionych porad, i tekst będzie już wyglądał zupełnie inaczej:

Witam, pragnę poinformować, że od 1 grudnia z telefonów firmy PkIMM&Gopp pracownicy będą mogli korzystać wyłącznie w celach służbowych. Osoby, które nie będą przestrzegać nowych zasad, mogą zostać zwolnione z pracy.

W firmie PkIMM&Gopp pracuje 400 osób. Około 80% z nich korzysta z telefonów służbowych. Duża część dzwoni z nich w celach prywatnych. Władze firmy obawiają się, że działania te będą się nadal rozwijać.

Z powodu korzystania z telefonów służbowych w celach prywatnych w ciągu ostatniego roku firma poniosła wysokie koszty.

Pracownicy w sprawach prywatnych dzwonili najczęściej w godzinach:

• 8:00-10:00 (ok. 300 rozmów dziennie),
• 14:00-15:00 (ok. 150 rozmów dziennie),
• 16:00-18:00 (ok. 200 rozmów dziennie).

Dzięki tym kilku prostym zabiegom odbiorca nie będzie się męczył podczas czytania, a tekst będzie bardziej przejrzysty.

Moja firma
Kryzys się skończył, inflacja wyhamowała, a mimo to kradzieży sklepowych jest coraz więcej
20 cze 2025

Kradzieże w sklepach wciąż są dla branży handlowej wielkim problemem. Choć kryzys się skończył, inflacja wygasa, złodzieje nie rezygnują. Kradną nie tylko kosmetyki czy alkohole - na handel, ale nadal na dużą skalę przedmiotem kradzieży są artykuły spożywcze.

Branża budowlana: mimo działań prewencyjnych liczba wypadków przy pracy nie chce spadać
19 cze 2025

Brokerzy ubezpieczeniowi alarmują> Firmy budowlane nieraz bagatelizują skalę oraz prawdopodobieństwo wypadków i zawierają ubezpieczenia OC działalności z niskimi sumami gwarancyjnymi i limitami. Tymczasem rośnie liczba wypadków ze skutkiem śmiertelnym.

Rząd opóźnia obowiązek raportowania ESG. Raportowanie dopiero od 2028 i 2029 r. [projekt ustawy przyjęty przez Radę Ministrów]
18 cze 2025

Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy odraczający o dwa lata obowiązek raportowania ESG dla firm. Nowe przepisy mają ograniczyć biurokratyczne obciążenia i dać przedsiębiorcom więcej czasu na dostosowanie się do unijnych regulacji.

Jak założyć klub fitness lub siłownię? [Poradnik eksperta]
19 cze 2025

Obecnie w Polsce działa ponad trzy tysiące siłowni i klubów fitness, z czego przeważająca większość funkcjonuje w ramach większych sieci. Dbanie o zdrowie i kondycję fizyczną stało się globalnym i nieprzemijającym trendem, co można zawdzięczać m.in. influencerom z branży fitness (trenerom i instruktorom).

Dlaczego Polacy nie ufają zagranicznym sklepom online? [Raport]
17 cze 2025

Zagraniczne firmy napotykają na poważną barierę na polskim rynku e-commerce – brak zaufania. Aż 2/3 Polaków unika zakupów w zagranicznych e-sklepach z obawy o zwroty, reklamacje i autentyczność produktów. Kluczową rolę w decyzjach zakupowych odgrywają opinie innych klientów. Pokonanie tej nieufności to klucz do sukcesu w polskim e-handlu.

Rząd podwyższy w 2026 r. płacę minimalną tylko o wskaźnik inflacji - przedsiębiorcy chwalą takie rozwiązanie, dlaczego
16 cze 2025

Płaca minimalna w 2026 roku wzrośnie o 140 złotych brutto do kwoty 4806 złotych. To mniejszy wzrost niż w minionych latach, ale przedsiębiorcy przyznają, że jest to kompromis pomiędzy możliwościami przedsiębiorców, a oczekiwaniami pracowników.

Szczęście i spełnienie może iść w parze
16 cze 2025

Rozmowa z dr Mary E. Anderson, autorką książki „Radość osiągania” – o tym, jak być szczęśliwym wysoko efektywnym człowiekiem.

Ludzie wciąż listy piszą, ale polecone wysyłają głównie urzędy. Rynek pocztowy w Polsce ma się dobrze
16 cze 2025

Jednak główną siłą napędową pozostają wciąż usługi kurierskie, które odpowiadają za 73,3 proc. wartości rynku i 56,5 proc. jego wolumenu. Mimo dominacji tego segmentu, istotną rolę wciąż odgrywają przesyłki listowe.

Miód podrożeje, bo prawo wymaga zmiany etykiet na słoikach a to kosztuje
16 cze 2025

Równo za rok na sklepowych półkach pojawią się nowe etykiety miodu, wynikające z przyjętej unijnej dyrektywy. Wprowadzają one niepozorną, ale mogącą narobić sporo zamieszania zmianę. Jednocześnie nielegalny handel miodem rozwija się niemal bez nadzoru.

Rolnicy radzą sobie dużo lepiej z długami niż firmy przetwarzające plony ich pracy
16 cze 2025

Polska żywność ma się dobrze, ale kondycja finansowa branży już mniej. Sektor rolno-spożywczy musi oddać wierzycielom 760,6 mln zł, a wiarygodność płatnicza przetwórców i dostawców staje się coraz większym problemem. Nie dotyczy to rolników, którzy na ogół są wiarygodni finansowo.

pokaż więcej
Proszę czekać...